“Timpul este suficient pentru cei care chiar îl folosesc.” – Leonardo da Vinci.

Ti s-a intamplat vreodata sa simti cum timpul iti aluneca mereu printre degete si ca e nu e niciodata suficient? Ai spus vreodata “vreau mai mult timp?”. Iti spun din start, e imposibil. Orice ai face, ziua va avea tot 24 de ore. Timpul nu poate fi inmultit, castigat sau controlat, asa ca, de fapt, nu exista nici Time Management.

Plecand de la aceasta premisa, vreau sa iti ofer o noua perspectiva de a privi lucrurile. Hai sa vorbim despre Life Management! De ce? Pentru ca, ce poti controla de fapt, sunt activitatile pe care le faci si, cel mai important, pe TINE. Tot ceea ce poti sa faci este sa PETRECI diferit timpul pe care il ai. Asa ca sa lasam timpul in pace. Nu timpul e problema, ci gestionarea timpului.

• Ce este managementul timpului?
• De ce competente ai nevoie pentru o gestionare mai buna a timpului
• Sfaturi pentru un time management eficient
• 1. Concentreaza-te pe lucurirle care depind de tine
• 2. Focus pe activitatile care iti aduc valoare mare
• 3. Devino constient de puterea renuntarii. Fa-ti un Not To Do List
• 4. Selecteaza 3 activitati cheie
• 5. Grupeaza sarcinile asemanatoare
• 6. Munceste in timp real
• 7. Foloseste Tehnica Pomodoro
• 8. Prioritizeaza activitatile

Ce este managementul timpului?

Managementul timpului este de fapt capacitatea ta de a lua decizii corecte, mai exact de a decide, pentru tine personal, ce este mai important in propria viata. In consecinta, organizarea timpului va arata foarte diferit de la o persoana la alta si asta este perfect in regula! Ai grija de clepsidra ta si nu de a altuia!

Desigur, vrei sa profiti la maximum de cele 24 de ore din zi, dar oare o faci inteligent? Raspunsul este unul foarte clar: ori ai rezultate, ori nu. Daca nu, inseamna ca ai gresit undeva si metoda ta nu functioneaza. Mai cauta si alte variante.

De ce competente ai nevoie pentru o gestionare mai buna a timpului

OK, poate nu ai aparut pe lume deja inzestrat cu niste calitati evidente de time manager. Dar, asa cum ziceam si in alte articole, mai importanta e munca si perseverenta decat talentul innascut. Orice competenta poate fi perfectionata, asta daca esti dispus sa depui suficient efort. Iata ce competente iti propun eu sa dobandesti:

• Stabilirea obiectivelor. Da-ti seama ce-ti place sa faci, dar si ce trebuie sa faci. Descopera care sunt lucrurile care-ti aduc plus valoare si concentreza-te pe ele;
• Managementul stresului. Nu va fi usor sa faci o schimbare in doi timpi si trei miscari, deci asteapta-te la o perioada de acomodare. Chiar daca te crezi Superman, asta nu inseamna ca le poti face pe toate. Nu uita sa-ti acorzi timp pentru tine, familie, hobby-uri si ce te mai face pe tine fericit. Invata sa spui NU, sa nu mai pierzi timpul cu detalii nesemnificative si chiar sa delegi;

Sfaturi pentru un time management eficient

Acum ca ai inteles ce este managementul timpului si cum sa-l abordezi, sa mergem mai departe. Asadar, dupa 6 ani minunati de vanzari, management si training, am astazi pentru tine 8 sfaturi care mie mi-au schimbat modul in care privesc timpul si mi-au crescut eficienta:

1. Concentreaza-te pe lucrurile care depind de tine

Nu mai pierde nici o secunda pretioasa facandu-ti griji pentru lucruri care nu sunt in controlul tau, intrebandu-te cum se vor rezolva sau “ce va fi daca…?”. Trece tot timpul lucrurile prin filtrul: depinde acest rezultat de mine? Iar la final de zi, intreaba-te: mi-am facut foarte bine treaba acolo unde lucrurile depind 100% de mine?

2. Focus pe activitatile care iti aduc valoare mare

Cu timpul am invatat ca daca exista o regula de aur a Time Managementului, ea este in stransa legatura cu legea lui Pareto: 80% din rezultatele tale iti sunt determinate de 20% dintre actiunile tale. Asadar, regula de aur a time managementului este: fa mai putine lucruri, dar mai importante, petrece mai mult timp facandu-le, ca sa iasa din ce in ce mai bine. Nimic nu e mai important astazi decat focusul, intr-o lume care ne bombardeaza zilnic cu zeci si sute de propuneri, proiecte si idei. In plus, perfectioneaza-te zilnic pe activitatile cheie: mergi la cursuri, citeste carti de specialitate, vorbeste cu experti din domeniu.

3. Devino constient de puterea renuntarii. Fa-ti un Not To Do List

Renunta la a mai face lucruri de complezenta, pentru ca “asa trebuie”, la lucruri care nu te ajuta in mod real si nu iti aduc valoare, dar care sunt poate comode sau obisnuite, la lucruri pe care le faci doar pentru ca altii te preseaza. In acest sens, am vorbit intr-un articol anterior despre cea mai buna intrebare pe care sa ti-o pui la finalul unei zile, ca sa te simti motivat si implicat.

Multi dintre noi avem un To Do List. Tu ai unul? Sunt convins ca intr-un fel sau altul ai. Am vazut To Do List-uri interminabile, care sperie, iar posesorii lor cu greu se apropie de ele. Si cum arata la final de zi? Poate pe jumatate bifate. Oare e productiv asa?

O intrebare mai buna astazi este: tu ai un Not To Do List? De exemplu, prima intrebare cu care eu incep planificarea pentru urmatoarea saptamana este: la ce activitati sunt dispus sa renunt? Si asa se contureaza o lista din care fac parte conversatiile interminabile pe whatsapp in locul unui simplu telefon eficient, discutiile de pe Facebook, verificarea mailului din 3 in 3 minute, discutiile de la cafea cu colegii, inainte de a termina sarcinile importante. Tu ce ai scrie pe No To Do List-ul tau?

4. Selecteaza 3 activitati cheie

La o analiza simpla, vei realiza ca cifra magica 3 din basme se aplica si in activitatea ta: in principiu, exista 3 activitati cheie pe care le poti face toata ziua, care sa-ti aduca eficienta. Pentru a le identifica, te provoc sa faci urmatorul exercitiu, care te poate scoate putin din zona de confort: daca ar fi sa faci un singur lucru toata ziua, care ar fi acela? Dar numarul 2? Dar numarul 3?

5. Grupeaza sarcinile asemanatoare

Daca ai de dat telefoane, da-le pe toate in acelasi timp. Daca ai de raspuns la mailuri, raspunde la anumite intervale de timp la cat mai multe deodata. De exemplu, eu aplic de ceva timp un sfat util al lui Brian Tracy: raspund la mailuri la ora 11:00 si la ora 15:00. Bineinteles ca exista si exceptii, insa acum simt ca salvez mult timp pe care il aloc altor activitati mai importante din acel moment.

6. Munceste in timp real

Rezolva pe loc orice task care apare intre timp (mail de dat, telefon de raspuns, etc) si nu dureaza mai mult de 3 minute, Nu mai amana!

7. Foloseste Tehnica Pomodoro

Este o tehnica pusa la punct de Francesco Cirillo si prespune sa te concentrezi pe o sarcina timp de 25 de minute, iar apoi sa faci 5 minute de pauza. Acest ciclu se reia de 4 ori (4 perioade de cate 25 de minute, cu 5 minute pauza), dupa care adaugi o pauza suplimentara de 15-30 de minute. La acest link gasesti un timer pentru tehnica Pomodoro, care te anunta cand s-a incheiat un interval. Daca folosesti aceasta tehnica e important sa te concentrezi 100% pe sarcina pe care o ai, fara nici un fel de distractie (telefon, Facebook etc). Pomodoro te ajuta sa realizezi ca poti acorda atentia ta totala unei activitati si valorifica puterea pauzei, care ajuta creierul sa se relaxeze.

In functie de sarcina, poti opta si pentru tehnica 60-60-30, a lui Peter Drucker, gandita pentru sarcini mai complexe, care necesita mai mult timp. Tehnica presupune 50 de minute de lucru si 10 minute de pauza. Dupa 2 astfel de cicluri, iei 30 de minute de pauza. Este de fapt un Pomodoro dublat.

8. Prioritizeaza activitatile

“Daca esuezi sa planifici, planifici sa esuezi.” spunea Benjamin Franklin. Iata o metoda foarte eficienta de prioritizare, numita ABCDE, pe care am descoperit-o tot la Brian Tracy: fa-ti o lista cu toate lucrurile pe care vrei sa le faci azi/maine si noteaza apoi la fiecare timpul alocat si litera aferenta, dupa cum urmeaza:

• A = must do
• B = nice to do
• C = fun to do
• D = delegate
• E = eliminate (il treci pe Not To Do List)

Diferenta dintre A, B si C este legat de consecintele care ar putea exista daca nu faci acel lucru.
2 reguli de aur:

1. Daca ai mai multe activitati cu litera A, prioritizeaza-le cu A1, A2, etc
2. Niciodata nu face o activitate de importanta B inaintea uneia de importanta A

In concluzie, Time Management inseamna, de fapt, Life Management, pentru ca ce poti controla sunt activitatile pe care le alegi si FOCUS-ul pe cele cu adevarat importante pentru tine. Time Management inseamna astazi sa nu mai ai un To Do List frumos si lung, ci sa stii sa renunti la lucruri care iti aduc o valoare mai mica in detrimentul lucrurilor care au o contributie foarte mare in viata ta. Ti-ai definit cele mai importante si valoroase 3 lucruri de facut in cursul zilei de astazi?

Urmeaza aceste principii, dar si 5 principii de public speaking pe care le aplic si in viata si vei fi categoric mai bun si mai fericit cu ceea ce faci.

Daca vrei sa inveti sa-ti gestionezi viata eficient, te invit la cursul de Time Management sau Life Management, cum il numim noi la Self Trust Academy. Vei invata cum sa te organizezi si cum sa folosesti la maximum timpul si vom merge chiar mai departe. Vom vorbi despre perceptii asupra timpului si vei invata cum sa-ti depasesti barierele interne de comunicare pentru a deveni eficient. Te astept cu drag!

Daca ti-a placut acest articol, trimite-l mai departe catre cei dragi! Daca vrei mai multe sfaturi, lucreaza cu Andrei.